ARHIIVI INFOSÜSTEEM
editArhiivi Infosüsteem ehk AIS on Rahvusarhiivi ja Tallinna Linnaarhiivi andmebaas, kus on teave arhiivis hoitavate dokumentide kohta. Olemuselt on AIS sarnane raamatukogude elektrooniliste andmebaasidega, mille abil saab raamatuid üles leida. AISi andmebaas on niisamasugune - otsisõnade abil saab üles leida dokumente ehk arhiivikeeli arhivaale, mille sisuga tutvumiseks tuleb aga siiski tulla arhiivi.
Erinevus võrreldes raamatukoguga on selles, et arhivaale ei saa koju laenutada, neid saab kasutada üksnes arhiivis kohapeal. Kui varem tuli ka arhivaali olemasolu kohta teabe saamiseks tulla arhiivi, siis tänu olevale AISi veebiversioonile saab arhivaali, sarja või arhiivi kohta teavet Interneti vahendusel. AISis on andmed ca 8,4 miljoni arhivaali kohta. AISis ei kajastu arhivaali tasemel Filmiarhiivi andmeid, mida sisestatakse järkjärgult Filmiarhiivi infosüsteemi FIS (Filmiarhiivi Infosüsteem) ja FOTIS (Fotode Infosüsteem).
AISist teabe saamiseks on kaks võimalust: lihtotsing ja detailotsing.
Lihtotsingu vormil on otsisõnade sisestamiseks vaid üks lahter. Lihtotsingu kasutamine ongi lihtne - tuleb üksnes sisestada huvipakkuvad märksõnad ja vajutada nuppu "Otsi". Vastuseks kuvatakse kõigi nende arhivaalide pealkirjad, mille andmetes otsisõnad sisalduvad. Lihtotsing on mitmetasandiline - arhivaal leitakse üles ka siis, kui osa otsisõnu sisalduvad temast kõrgemal tasandil oleva kirje ehk sarja pealkirjas. Otsingut saab teostada eesti, vene ja saksa keeles, kuna enamik Rahvusarhiivi arhivaalidest on koostatud nendes keeltes. Samuti võib katsetada rootsi-, prantsuse-, inglise- või mõne muukeelse sõnaga, sest ka nendes keeltes leidub üksikuid arhivaale.
Alati ei ole lihtotsing kõige parem. Näiteks, kui on vaja leida suurest hulgast sarnase nimetusega kirjetest mingist ajahetkest vanemad arhivaalid või kui on täpselt teada arhivaali leidandmed. Sellistel puhkudel on abiks detailotsing, millega saab teavet otsida väga paindlike ja täpsete tingimuste alusel. Detailotsingu tulemusi saab tähestikuliselt või kuupäevade ja muude tingimuste järgi ka mugavalt sorteerida. Detailotsing koosneb kahest osast, milleks on kirjeldusüksused ja arhiivimoodustajad. Kirjeldusüksuste all mõeldakse arhivaale, sarju ja arhiive. Arhiivimoodustajad tähendavad asutusi ja isikuid, kelle dokumendid on jõudnud arhiivi.